Étude de cas – Pourquoi la Fédération des chambres de commerce du Québec (FCCQ) a choisi Membri comme logiciel de gestion associative (AMS)?
- Groupe Vendere
- 21 mai
- 6 min de lecture
Dernière mise à jour : 28 mai
Comment la FCCQ a transformé un écosystème fragmenté en plateforme intégrée grâce à Membri
Résumé
La Fédération des chambres de commerce du Québec (FCCQ) a adopté Membri, un logiciel de gestion associative (AMS), afin de centraliser ses données membres, structurer la gestion de ses événements et intégrer ses projets de subventions. Cette transformation a permis de réduire les systèmes parallèles, d’améliorer la qualité des données et de soutenir durablement la mission de l’organisation
Résultat :
réduction des systèmes parallèles
amélioration de la qualité des données
gains de temps opérationnels
meilleure collaboration entre équipes
Contexte organisationnel : une réalité complexe
La Fédération des chambres de commerce du Québec (FCCQ) représente et soutient un vaste réseau de plus de 110 chambres de commerce réparties à travers le Québec, en plus de plusieurs centaines de membres corporatifs.
Ses activités comprennent notamment :
la gestion des membres et des contacts,
l’organisation de dizaines d’événements par année,
la gestion de projets structurants et de subventions, impliquant des suivis rigoureux, des montants alloués et des redditions.
Cette diversité d’activités exige un haut niveau de structuration de l’information, partagé entre plusieurs équipes internes.
Avant Membri : des problèmes structurels bien connus
Un CRM inadéquat et contourné
Avant l’implantation de Membri, la FCCQ utilisait une solution CRM qui ne répondait plus aux besoins réels de l’organisation.
« L’ancienne base de données avait été identifiée depuis longtemps comme non efficace pour les besoins de l’organisation. L’équipe du développement des affaires utilisait des fichiers Excel au lieu d’utiliser la base de données. »— Marika Hallé Perry
Ce type de contournement est un signal clair : lorsque les équipes préfèrent Excel à un CRM, c’est que l’outil freine plutôt qu’il ne soutient le travail.
Des projets de subventions complètement déconnectés
Un enjeu majeur concernait la gestion des projets de subventions, qui n’était pas intégrée au CRM.
« Le département des projets n’était pas intégré au CRM, alors qu’on contactait des milliers d’entreprises chaque semaine. Ce n’était pas logique que ce ne soit pas dans la même banque de données. »
La FCCQ gérait des centaines de demandes de subventions, avec des dossiers distincts, sans lien structuré avec les données membres ou contacts.
Trop d’outils, pas assez de cohérence
Le déclencheur : les projets de subvention
Le virage vers un nouvel AMS n’est pas né d’un simple souhait d’amélioration, mais d’un besoin urgent.
« Le besoin initial est parti du côté des projets, parce qu’on avait le financement qui venait de là et un besoin urgent de gérer les demandes de subventions avec un système structuré. »
Les projets sont devenus le point d’ancrage pour moderniser l’ensemble de l’écosystème numérique.
Le processus de sélection : pourquoi Membri
La FCCQ a mis sur pied un comité pilote interdépartemental afin d’évaluer différentes solutions AMS/CRM.
« On a pris le temps d’évaluer les fournisseurs, d’identifier nos besoins, avec des représentants des projets, du corporatif et des événements. »
Les critères déterminants
Les critères ayant mené au choix de Membri incluaient :
Une base de données centralisée
La gestion des projets et subventions
Les intégrations existantes ou possibles, notamment :
Mailchimp
Billetterie
Site Web
Power BI
Une solution déjà fonctionnelle, sans développement lourd au départ
Un service disponible et en français
Un coût raisonnable, aligné avec une organisation associative
« Les possibilités de connexions avec d’autres applications ont été un facteur déterminant. »
Le rôle clé des intégrations
Un élément différenciateur majeur résidait dans la possibilité d’utiliser Membri et la gestion des projets sur une même base de données, tout en conservant des interfaces distinctes et adaptées à chaque application.
Chaque environnement propose des formulaires et des vues spécifiques, conçus pour mettre en avant les données clés propres à chaque domaine d’affaires.
« C’est la même base de données : les mêmes comptes, les mêmes contacts. Tout se met à jour des deux côtés en même temps»
L’implantation : des défis réalistes (et instructifs)
Une gouvernance CRM à structurer
« Au départ, il y avait trop d’intervenants et pas de procédure claire. Qui décidait des priorités, ce n’était pas évident . »
Cette réalité a mené, avec le temps, à la création d’une équipe interne dédiée à la gestion des données et au CRM.
Migration des données : le ménage après coup
Le nettoyage complet des données n’a pas été fait avant la migration.
« Le ménage Tout a été transféré, puis le ménage a été fait après. Ça a pris au moins un an et demi avant que quelqu’un s’en occupe sérieusement. »
Un apprentissage clé : la qualité des données est un chantier à part entière.
Formation : d’un modèle informel à une structure durable
Initialement, à la suite de la formation donnée par l’équipe du Groupe Vendere dans le cadre de l’implantation, la formation reposait sur le transfert entre collègues.
Aujourd’hui :
Formations internes documentées,
Accès conditionnel à Membri après formation.
« Maintenant, si tu n’as pas suivi la formation, tu n’as pas accès à Membri. » — Sophie Couillard, conseillère, services et relations aux chambres de commerce
Après Membri : des gains concrets et mesurables
Centralisation et fiabilité des données
Membri est devenu la source unique de vérité pour :
les membres,
les contacts,
les événements,
les projets.
Gains de temps opérationnels
« Cette intégration-là nous a sauvé du temps, et à plusieurs personnes. »
La réduction des plateformes parallèles et des doubles saisies a libéré du temps pour des activités à plus forte valeur ajoutée.
Une gestion événementielle structurée
Sophie Couillard gère plusieurs événements par année, dont un gala.
« J’ai vu l’évolution de la plateforme dans les cinq dernières années. C’est le jour et la nuit. »
Certaines limites subsistent, mais l’amélioration globale est indéniable.
Satisfaction globale et recommandation
« Pour nous, du côté de la Fédération, ça va vraiment bien. Je recommanderais Membri, sans hésiter. Je n’en connais pas d’autres qui font ça.»— Marika Hallé Perry
Leçons à retenir pour les associations et chambres de commerce
Nettoyer les données avant implantation
Définir une gouvernance claire
Prioriser les intégrations
Former les équipes
Voir l’AMS comme un levier stratégique
Conclusion
L’expérience de la FCCQ démontre qu’un logiciel de gestion associative bien intégré, comme Membri, peut transformer profondément les pratiques d’une organisation. En passant d’un écosystème fragmenté à une plateforme centralisée et évolutive, la FCCQ a renforcé sa capacité à soutenir son réseau, gérer ses projets et se projeter dans l’avenir.
À propos de Membri
Membri est un Association Management Software (AMS) conçu pour les associations, chambres de commerce et regroupements souhaitant centraliser leurs données, structurer leurs événements et gagner en efficacité.
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Questions fréquentes (FAQ)
Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion associative (AMS) ?
Un logiciel de gestion associative (AMS) permet aux associations et chambres de commerce de centraliser leurs données, gérer leurs membres, organiser leurs événements et automatiser leurs communications à partir d’un seul système.
Pourquoi la FCCQ a-t-elle choisi Membri ?
La FCCQ a choisi Membri pour :
centraliser ses données membres,
intégrer ses événements,
connecter ses projets de subventions via Progetto,
et simplifier son écosystème technologique.
« Les possibilités de connexions avec d’autres applications ont vraiment pesé dans la balance. »— Marika Hallé Perry
Quels problèmes la FCCQ rencontrait-elle avant Membri ?
Avant Membri, la FCCQ faisait face à :
des systèmes fragmentés,
un CRM peu utilisé,
des données dispersées,
des outils non intégrés,
une forte dépendance à Excel.
Quel rôle jouent les intégrations dans un AMS ?
Les intégrations permettent de connecter le CRM avec d’autres outils (projets, communications, site Web, etc.), évitant les doubles saisies et améliorant la cohérence des données.
Comment Membri et Progetto fonctionnent-ils ensemble ?
Membri et Progetto reposent sur une base de données commune, ce qui permet :
de relier membres, contacts et projets,
de gérer les ententes et subventions sans duplication,
d’assurer une cohérence des informations entre équipes.
Combien de membres la FCCQ gère-t-elle ?
La FCCQ gère :
environ 117 chambres de commerce,
des centaines de membres corporatifs,
et des milliers d’entreprises dans sa base de données.
Membri est-il adapté à la gestion d’événements associatifs ?
Oui. Membri permet de :
gérer les inscriptions,
suivre les participants,
analyser les données,
centraliser l’historique des événements.
« C’est le jour et la nuit par rapport à avant. »— Sophie Couillard
Quels sont les principaux bénéfices observés après l’implantation ?
Centralisation des données
Réduction des tâches manuelles
Gains de temps significatifs
Meilleure collaboration interne
Meilleure gestion des événements et projets
Quels défis peut-on rencontrer lors de l’implantation d’un AMS ?
Migration de données complexe
Gouvernance à définir
Formation des équipes
Priorisation des besoins
Faut-il nettoyer ses données avant d’implanter un CRM ?
Oui, c’est fortement recommandé. Un nettoyage en amont permet d’éviter les doublons et d’accélérer l’adoption.
Membri est-il adapté aux chambres de commerce ?
Oui. Membri est spécialement conçu pour les :
chambres de commerce,
associations,
fédérations et regroupements professionnels.
La FCCQ recommande-t-elle Membri ?
Oui.
« Je recommanderais Membri, sans hésiter. »— Marika Hallé Perry
Où puis-je en apprendre davantage sur Membri ?
Vous pouvez consulter :
