Comment contrôler les revenus d'une association avec un CRM et des tableaux de bord
- Groupe Vendere
- 3 juin 2024
- 10 min de lecture
Dernière mise à jour : 21 juil.
Lorsqu’une association traverse une période de baisse de revenus, il est normal que cela devienne une source d'inquiétude. Les revenus financent les activités, les services aux membres, les événements, les projets et parfois même une partie importante des opérations courantes. Une diminution des revenus peut provenir de facteurs externes, comme le contexte économique, les changements dans les comportements des membres ou la baisse de participation aux activités. Elle peut aussi provenir de facteurs internes : processus manuels, manque de visibilité, données dispersées, suivis incomplets ou absence d’indicateurs fiables.
Pour contrôler les revenus d’une association, il ne suffit donc pas de regarder le montant total encaissé. Il faut comprendre d’où viennent les revenus, comment ils évoluent, quels processus les influencent et quels outils permettent d’en assurer le suivi.
C’est pourquoi, le Groupe Vendere s’est penché sur le sujet en portant un regard sur les solutions à adopter pour contrôler les revenus d'une association.
Pourquoi le contrôle des revenus est essentiel pour une association
Identifier les principales causes de la baisse de revenus d'une association
Automatiser la facturation des adhésions pour sécuriser les revenus récurrents
Contrôler les revenus, ce n’est pas seulement regarder les chiffres
Quels tableaux de bord utiliser pour contrôler les revenus ?
Pourquoi c’est particulièrement important pour les associations au Canada
Pourquoi le contrôle des revenus est essentiel pour une association
Les revenus d’une association peuvent provenir de plusieurs sources :
adhésions ;
renouvellements ;
événements ;
formations ;
commandites ;
partenariats ;
dons ;
subventions ;
services aux membres.
Plus ces sources se diversifient, plus il devient important de les suivre avec précision.
Sans système structuré, une organisation peut rapidement perdre de vue :
les revenus attendus ;
les paiements en retard ;
les activités les plus rentables ;
les membres à risque de ne pas renouveler ;
les objectifs réellement atteints.
Le contrôle des revenus permet donc de prendre de meilleures décisions, d’ajuster les priorités et de protéger la stabilité financière de l’organisation.
Identifier les principales causes de la baisse de revenus d'une association
Avant de mettre en place des solutions, il faut comprendre les causes de la baisse.
Certaines causes sont externes :
ralentissement économique ;
baisse de participation des membres ;
diminution des budgets disponibles ;
changements dans les habitudes d’engagement ;
concurrence accrue pour l’attention des membres.
D’autres causes sont internes et peuvent être corrigées plus directement :
communications insuffisantes ;
données membres incomplètes ;
renouvellements mal suivis ;
facturation manuelle ;
absence de tableaux de bord ;
offre mal adaptée aux besoins des membres.
Un CRM pour association permet justement de mieux repérer ces signaux, en centralisant les données et en rendant les indicateurs visibles.
Améliorer les communications entre les équipes
Une baisse de revenus peut parfois être liée à un manque de coordination interne.
Par exemple, si les équipes responsables des membres, des événements, des communications et de la facturation n’ont pas accès aux mêmes informations, les suivis deviennent plus difficiles. Un membre peut recevoir une communication inappropriée, une facture peut être oubliée ou une opportunité de renouvellement peut être manquée.
Un CRM permet de centraliser l’information et de rendre les données accessibles aux bonnes personnes.
En regroupant les données membres, les communications, les événements et les revenus dans un même environnement, les équipes travaillent à partir d’une source unique de vérité plutôt qu’à partir de fichiers dispersés.
Les équipes peuvent ainsi mieux suivre :
les membres actifs ;
les membres à renouveler ;
les inscriptions aux événements ;
les paiements en attente ;
les communications envoyées ;
les objectifs de développement.
Cette meilleure visibilité réduit les erreurs et améliore la collaboration. Pour comprendre plus en détail le rôle d’un système centralisé dans la gestion associative, découvrez Pourquoi un CRM pour le membership permet d’améliorer la collaboration, la qualité des données et l’expérience des membres.
Revoir les tarifs et les niveaux d’adhésion
Les tarifs d’adhésion ont un impact direct sur les revenus d’une association. Un tarif trop élevé peut freiner certaines adhésions, tandis qu’un tarif trop bas peut limiter la valeur perçue ou réduire la rentabilité.
Une association peut aussi offrir différents niveaux d’adhésion selon :
la taille de l’organisation membre ;
le type de membre ;
les avantages inclus ;
la fréquence des services utilisés ;
le niveau de visibilité ou de participation souhaité.
L’objectif n’est pas seulement d’augmenter les prix, mais de mieux aligner la valeur offerte avec les besoins des membres.
Un CRM permet de suivre quels types d’adhésion sont les plus populaires, lesquels génèrent le plus de revenus et lesquels demandent le plus de suivis.
Adapter l’offre aux besoins des membres
Contrôler les revenus d’une association passe aussi par la valeur perçue par les membres.
Une offre mal positionnée peut limiter les renouvellements, réduire la participation aux événements ou diminuer l’engagement global.
Une association peut améliorer son offre en analysant :
les services les plus utilisés ;
les événements les plus populaires ;
les types de membres les plus engagés ;
les raisons de non-renouvellement ;
les commentaires reçus par sondage ou courriel.
Certaines associations peuvent aussi offrir des avantages comme :
crédits au compte ;
gratuités ;
accès privilégiés ;
activités réservées ;
niveaux d’adhésion bonifiés ;
avantages partenaires.
Plus l’offre est alignée avec les besoins réels, plus les revenus sont susceptibles d’être durables.
Planifier les événements au bon moment
Les événements peuvent représenter une source importante de revenus, mais leur rentabilité dépend souvent du moment choisi, du public ciblé et de la qualité du suivi.
Un événement proposé au mauvais moment peut générer moins d’inscriptions, même si le contenu est pertinent.
Pour mieux contrôler les revenus liés aux événements, une association devrait suivre :
le nombre d’inscriptions ;
les revenus générés ;
les taux de participation ;
les types de participants ;
les comparaisons avec les années précédentes ;
les paiements reçus et en attente.
Les tableaux de bord permettent de visualiser rapidement les événements qui contribuent le plus aux revenus et ceux qui demandent des ajustements.
Se fixer des objectifs réalistes
Pour contrôler ses revenus, une association doit définir des objectifs mesurables. Par exemple :
augmenter le nombre de nouvelles adhésions;
réduire le taux de non-renouvellement ;
augmenter la contribution moyenne par membre ;
augmenter les revenus annuels d’adhésion ;
améliorer le taux de conversion des prospects;
augmenter la participation aux événements ;
diversifier les sources de financement.
Ces objectifs doivent être réalistes, suivis régulièrement et reliés à des indicateurs précis.
Déterminer les bons indicateurs de performance
Les indicateurs de performance permettent de mesurer la progression et d’identifier rapidement les écarts.
Voici quelques indicateurs utiles pour une association :
nombre d’adhésions vendues ;
revenus d’adhésion mensuels et annuels ;
taux de renouvellement ;
taux de résiliation ;
contribution moyenne par membre ;
revenus par type d’adhésion ;
revenus d’événements ;
nombre de billets vendus ;
revenus de commandites ;
dons recueillis ;
subventions obtenues ;
revenus par représentant ou par équipe ;
proportion des revenus provenant des adhésions.
Ces données permettent de comprendre non seulement combien l’association gagne, mais aussi comment elle génère ses revenus.
Un logiciel de gestion de membres tel que Membri intègre efficacement ce système de valeurs, important pour l’évaluation du succès de votre organisation.
Automatiser la facturation des adhésions pour sécuriser les revenus récurrents
Parmi les revenus les plus importants à contrôler, les revenus liés aux adhésions méritent une attention particulière. Lorsqu’ils sont suivis manuellement, les risques d’oubli, de retard de paiement ou d’erreur de facturation augmentent rapidement.
C’est pourquoi il est essentiel de relier les adhésions à un processus financier clair, capable de générer les factures, suivre les paiements et faciliter le suivi comptable.
Pour approfondir ce sujet, découvrez comment automatiser la facturation des adhésions d’une association afin de mieux sécuriser vos revenus récurrents.
Utiliser un CRM pour suivre la progression
Un CRM pour association permet de regrouper les données membres, les adhésions, les événements, les paiements et les communications dans un même environnement.
La capacité à centraliser l'information constitue d'ailleurs l'une des principales raisons qui poussent les associations à adopter un CRM moderne. Lorsque toutes les données membres, adhésions, événements, paiements et communications sont regroupées au même endroit, il devient beaucoup plus facile de suivre la performance de l'organisation et de prendre des décisions éclairées.
Cela aide les gestionnaires à répondre à des questions essentielles :
Combien de membres sont actifs ?
Quels membres doivent renouveler bientôt ?
Quels paiements sont en attente ?
Quels événements génèrent le plus de revenus ?
Quels segments de membres contribuent le plus ?
Quels objectifs sont atteints ou en retard ?
Un CRM ne sert donc pas seulement à stocker des informations. Il devient un outil de pilotage pour mieux comprendre la performance de l’association.
Pourquoi les tableaux de bord sont indispensables
Les tableaux de bord permettent d’obtenir une lecture rapide de la situation financière et opérationnelle.
Les tableaux de bord ne servent pas uniquement à afficher des chiffres. Ils permettent de transformer les données en indicateurs exploitables afin d'identifier rapidement les tendances, les opportunités et les risques liés aux revenus, aux adhésions ou aux événements.
Découvrez également pourquoi les tableaux de bord d’un CRM sont essentiels pour piloter efficacement une association.
Dans un CRM comme Membri, les tableaux de bord peuvent aider à suivre :
les ventes d’adhésions ;
les factures en attente ;
les paiements reçus ;
les inscriptions aux activités ;
les indicateurs clés de performance ;
les revenus par type d’activité ;
les tendances mensuelles ou annuelles.
Un tableau de bord efficace permet d’identifier rapidement ce qui fonctionne, ce qui ralentit et ce qui doit être corrigé.
C’est comparable au tableau de bord d’une voiture : sans indicateurs visibles, il est difficile de savoir à quelle vitesse l’organisation avance, où elle consomme trop d’énergie et quand il faut ajuster la direction.
Quels tableaux de bord utiliser pour contrôler les revenus ?
Une association peut créer différents tableaux de bord selon ses priorités. Chaque association possède ses propres objectifs et indicateurs de performance. L'important est de bâtir des tableaux de bord adaptés à votre réalité afin de suivre les données qui influencent réellement vos résultats.
Pour approfondir le sujet, consultez notre article consacré aux tableaux de bord CRM pour association, qui présente les meilleures pratiques pour transformer vos données en outils décisionnels.
Tableau de bord des adhésions
Il permet de suivre :
les nouvelles adhésions ;
les renouvellements ;
les membres expirés ;
les revenus d’adhésion ;
les niveaux de membership les plus populaires.
Tableau de bord des événements
Il permet de suivre :
les inscriptions ;
les revenus générés ;
les paiements en attente ;
la participation par type de membre.
Tableau de bord financier
Il permet de suivre :
les revenus encaissés ;
les revenus à recevoir ;
les factures ouvertes ;
les revenus par catégorie ;
les écarts avec les objectifs.
Tableau de bord de développement
Il permet de suivre :
les prospects ;
les conversions ;
les suivis de vente ;
les opportunités en cours ;
les résultats par équipe ou représentant.
Contrôler les revenus, ce n’est pas seulement regarder les chiffres
Certains éléments influencent les revenus même s’ils sont plus difficiles à mesurer.
Par exemple :
la réputation de l’association ;
la qualité des relations avec les membres ;
la satisfaction des membres ;
la pertinence des activités ;
la valeur perçue des services ;
la qualité du service à la clientèle.
Pour mieux comprendre ces éléments, une association peut utiliser :
sondages ;
avis membres ;
boîtes à suggestions ;
suivis personnalisés ;
rapports d’engagement ;
analyse de participation aux événements.
Les revenus sont souvent le résultat direct de la valeur perçue par les membres.
Pourquoi c’est particulièrement important pour les associations au Canada
Plusieurs associations canadiennes doivent composer avec des équipes réduites, des membres répartis sur de vastes territoires et des sources de revenus diversifiées.
Dans ce contexte, il devient essentiel de mieux structurer les données et de réduire la dépendance aux suivis manuels.
Un CRM et des tableaux de bord permettent aux organisations de :
mieux anticiper les revenus ;
suivre les renouvellements ;
identifier les paiements en retard ;
mesurer les performances ;
prendre des décisions plus rapidement ;
soutenir leur mission avec plus de stabilité.
Conclusion
Contrôler les revenus d’une association ne consiste pas seulement à réagir lorsqu’une baisse survient. Il s’agit de mettre en place des processus, des indicateurs et des outils qui permettent de mieux anticiper, suivre et ajuster la performance financière.
Les organisations qui réussissent à mieux contrôler leurs revenus sont généralement celles qui combinent trois éléments : une bonne connaissance de leurs membres, des processus structurés et des indicateurs accessibles en temps réel. C'est précisément le rôle d'un CRM moderne associé à des tableaux de bord performants.
En centralisant les données, en automatisant certaines tâches et en utilisant des tableaux de bord adaptés, une association peut mieux comprendre ses revenus, sécuriser ses adhésions et prendre de meilleures décisions.
Membri aide les associations, chambres de commerce et regroupements à centraliser leurs données, suivre leurs revenus et mieux piloter leurs activités grâce à un CRM adapté à leur réalité.
Vous souhaitez mieux suivre et sécuriser vos revenus ?
Découvrez comment Membri permet de centraliser vos données, suivre vos revenus, automatiser certains processus et piloter votre association avec des tableaux de bord adaptés à vos objectifs.
FAQ
Comment contrôler les revenus d’une association ?
Pour contrôler les revenus d’une association, il faut identifier les principales sources de revenus, suivre les bons indicateurs, utiliser des tableaux de bord et centraliser les données dans un CRM. Cela permet de repérer rapidement les écarts, les paiements en attente et les opportunités d’amélioration.
Quels indicateurs suivre pour une association ?
Les indicateurs importants incluent les revenus d’adhésion, le taux de renouvellement, les revenus d’événements, les paiements en attente, la contribution moyenne par membre, les revenus par type d’adhésion et les revenus provenant des subventions ou commandites.
Comment un CRM aide-t-il à contrôler les revenus ?
Un CRM aide à centraliser les données membres, suivre les adhésions, visualiser les revenus, gérer les paiements et produire des tableaux de bord. Il donne une vue plus claire de la performance financière et opérationnelle de l’association.
Pourquoi automatiser la facturation des adhésions ?
Automatiser la facturation des adhésions permet de réduire les oublis, générer les factures plus rapidement, suivre les paiements et mieux sécuriser les revenus récurrents d’une association.
Le Groupe Vendere offre une gamme complète de produits et services CRM sur Microsoft Dynamics. Membri, notre CRM pour « Customer Relationship Management », est une plateforme de gestion et de processus pour mieux connaître vos membres. Elle vous propose différents tableaux de bord; ce qui rend sa consultation plus simple et efficace. C’est donc, comme son nom l’indique, un système qui vous permet de gérer les relations que vous entretenez avec vos membres.
